ইমেইল এ CV দেয়ার নিয়ম

ইমেইলে চাকরীর আবেদন এবং Resume/CV দেয়ার ক্ষেত্রে যেই ব্যাপারগুলো অবশ্যই মাথায় রাখবেনঃ

১- বেশ কিছু সিভি পাই যেটা আমাকে সবচেয়ে বেশি বিরক্ত করে তা হল অনেকেই সিভিটা গুগল ড্রাইভে রেখে ড্রাইভ থেকে মেইলে শেয়ার করেন আবার ড্রাইভের পারমিশনটাও দিয়ে রাখেন না।

একজন রিক্রুটারের কিন্তু এত সময় নেই যে আপনার সিভিটা দেখার জন্য উনি ড্রাইভে এক্সেস রিকুয়েস্ট পাঠাবে, আপনি কবে সেটা এক্সেপ্ট করবেন সেই অপেক্ষায় থাকবে, আবার আপনি এক্সেপ্ট করলে এসে আপনার সিভি দেখবে।

এছাড়া ড্রাইভে এক্সেস করার জন্য জিমেইল একাউন্ট লগিন করাও লাগে। আপনার সিভি দেখার জন্য এত প্যারা অবশ্যই কোন রিক্রুটার নিবে না, সিম্পলি বাদ দিয়ে পরেরটা দেখবে।

২- অনেকেই মেইলের বডি বা কভার লেটারে "Dear HR Manager" বা এইরকম নির্দিষ্ট পজিশন উল্লেখ করে সম্বোধন করেন।

আপনি কিন্তু সিউর জানেন না যে এই রিক্রুটমেন্টটা নেতৃত্ব দিচ্ছেন যিনি তার পজিশন কি অথবা এই সিভিগুলো প্রাথমিক বাছাই কে করবে।

তাই এসব না লিখে "Dear Concerned", "To Whom It May Concern" বা "Dear Hiring Authority" এই ধরনের সম্বোধন লেখা ভালো; যেটা নির্দিষ্ট কোন পদ বা ব্যক্তিকে সরাসরি নির্দেশ করে না।

৩- সিভি অবশ্যই পিডিএফ ফর্ম্যাটে দিবেন। ওয়ার্ড ফাইলে দিলে সেটা ওপেন করার পর মাঝেমধ্যে খুবই বিশ্রী এবং বিরক্তিকর একটা অবস্থায় দেখায়।

৪- সিভির ফাইলটার নাম নিজের নামে লেখাই ভালো। অনেকে যেই পদে আবেদন করছেন ফাইলটা সেই নামে লিখেন, কেউ কেউ উলটাপালটা অক্ষর এবং হাবিজাবি দিয়ে সেভ করেন, এটাও করবেন না।

৫- বর্তমানে ওয়ার্ডে কাজ করলে সেখান থেকেই পিডিএফ বানানো যায় সহজেই; তারপরেও যদি কেউ না পেরে অনলাইনে ফাইল কনভার্ট করেন সেক্ষেত্রে "Nazmul- Converted", " Nazmul Ultimate, Final, Updated" এরকম কোন নাম হলে সেটা Rename করে দিবেন।

৬- আল্লাহর ওয়াস্তে নিজের আবেদনটা নিজের মেইল আইডি থেকেই কইরেন। মেইল আসে মেয়ের নামের আইডি থেকে ভিতরে সিভি থাকে আরেক ছেলের।

শুরুতেই দেখা গেল মেইল থেকেই নাম দেখে ছেলে/মেয়ে আলাদা ফোল্ডারে পাঠিয়ে দেয়া হল, পরে ছেলেদের ফোল্ডারে গিয়ে একজনের সিভি খুলে দেখা গেল উনি আরেক মেয়ের সিভি পাঠিয়েছে।

৭- ইমেইল আইডির নাম একটা, সিভির ফাইলটার নাম আরেকজনের নামে আর সিভি ওপেন করার পর দেখা গেল মূল নাম আরেকটা। এরকম অসামঞ্জস্যপূর্ণ কাজগুলো এড়িয়ে চলবেন।

৮- লেখার সময় বানানের ক্ষেত্রে অবশ্যই মনোযোগী এবং সতর্ক থাকবেন।

৯- মেইলের সুন্দর এবং প্রাসঙ্গিক একটা সাবজেক্ট লিখতে ভুলেও ভুল করবেন না।

১০- সুন্দর করে মেইলের বডিতে কভার লেটার লিখে পাঠিয়ে দিলেন কিন্তু সিভিটাই এটাচ করা হয়নি! এই ভুলটা যেন ভুলেও না হয়; এটার কিন্তু কোনই সমাধান নেই।

এবং অবশ্যই আরেকটা কাজ করবেন না, যেটা হল এক জায়গায় আবেদন করা বা অন্য কাওকে সেন্ড করা মেইল/সিভি অন্য জায়গায় ফরওয়ার্ড করবেন না। প্রত্যেক প্রতিষ্ঠানের জন্য আলাদা করে মেইল লিখে সিভি সেন্ড করবেন।

সর্বোপরি প্রতিটি রিক্রুটারই চায় সিভি সর্টিং করার সময় সহজভাবে কম সময়ে বেশি সিভি বাছাই করতে; তাই সবসময় চেষ্টা করবেন সিভি, কভার লেটার, মেইল সবকিছুই এমনভাবে করতে যেন তার জন্য এক ঝলকেই একদম বেসিক যেই তথ্যগুলো প্রাথমিক বাছাইয়ে জরুরী সেগুলো দেখে বুঝতে সহজ হয়।

Good Luck! ❤

Writer : Mr. Nazmul Hossain